¿Qué factores tomar en cuenta al elegir una empresa de servicios de nómina?

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El procesamiento de nómina es un procedimiento muy importante dentro de tu organización, ya que ahí se lleva un control de todas las retenciones, por ley y adicionales, del salario de todos tus empleados. De ella obtenemos la cantidad final que tu trabajador recibirá y la que tu empresa invertirá en un periodo determinado (semanal, catorcenal, quincenal o mensual). El proceso de cálculo de nómina es muy especializado, si estás considerando tercerizarlo es necesario que tomes en cuenta algunos factores que te llevarán a tomar la mejor decisión de qué proveedor de maquila de nómina seleccionar.

 Hoy en día, la mejora de procesos es fundamental para la operación de tu empresa, porque ayuda a reducir tiempos en los que se realizan las tareas y también permite que éstas se hagan de forma correcta. A través de procesos digitalizados se pueden realizar labores que van desde el reclutamiento hasta el pago de nómina. Para que tengas mayor conocimiento de los factores a considerar, al contratar una empresa de servicios de nómina, te mencionamos los principales:

Experiencia.

Hoy en día el procesamiento de la nómina se ha constituido como una especialidad contable por la complejidad que vino agregar al proceso la inclusión del Comprobante Fiscal Digital (CFDI), por lo tanto, si tu empresa desea contratar alguna empresa de servicios de procesamiento de nómina (maquila) debes asegurarte que esta cuente con la experiencia necesaria para dar cumplimiento a todas las leyes (LFT, IMSS, INFONAVIT, LISR, CFF, etc.).

También es necesario que consideres tus principales requerimientos como son: cálculo en tiempo y forma, cero desviaciones, cero requerimientos por parte de la autoridad, información confiable y segura para la toma de decisiones, etc. 

Infraestructura tecnológica 

Como complemento de la experiencia, la empresa de servicios debe contar con un soporte sólido en el aspecto tecnológico, usualmente un ERP de RH que incluya la nómina. Este debe ser flexible para ser capaz de soportar cualquier tipo de configuración y cambios acorde con las necesidades y requerimientos de las empresas por tipo de industria, así como el soporte interno y que te asegure que el resguardo de la información de tu empresa es seguro, accesible y confiable.

Cumplimiento de instancias legales

Es necesario visualizar que al buscar un proveedor de nómina estarás depositando tu confianza en él para dar cumplimiento a todas las regulaciones fiscales, laborales y legales. Recuerda que todas las obligaciones ante las autoridades son tu responsabilidad como empresa contratante y no de tu proveedor de servicios de nómina, por lo tanto, deberás confirmar que exista una garantía de servicio por parte de tu proveedor.

¿Es un proveedor local o internacional?

Es necesario que analices si un proveedor global es lo que más le conviene a la operación de tu empresa. Por supuesto cuentan con una estructura grande y renombre, sin embargo, un proveedor local podría ser mucho más especializado en todos y cada uno de los procesos que implican el cálculo de la nómina. ¿Sabes cuántos  proveedores globales requieren el apoyo de proveedores locales para dar el servicio? La mayoría, ¡Tenlo en cuenta!

Beneficios tangibles para tu empresa

Contratar el procesamiento de la nómina a un tercero, debe generar un beneficio y estar alineado con la estrategia de tu empresa; principalmente si hacerlo te permitirá enfocarte en desarrollar acciones que contribuyan con los objetivos generales y esenciales de tu empresa, al dejar en manos de especialistas estas actividades de soporte.

Entendiendo más el tema de tu nómina, tú como empresa, deberás tomar en cuenta los factores importantes para llevar el procesamiento de tu nómina a otro nivel. 

En Grupo Sistemas contamos con un servicio personalizado, que abarca desde la asesoría fiscal, la ejecución de la maquila de nómina y los cálculos relacionados con el IMSS, hasta la gestión de empleados a través de un ERP de recursos humanos. 

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