¿Cómo prevenir riesgos fiscales con una correcta administración de nómina?

A nadie nos gustaría tener problemas con las autoridades fiscales o laborales relacionadas con el cálculo de la nómina de nuestra empresa o negocio. Es por ello que existen algunos puntos críticos e importantes que debemos considerar como el análisis de prestaciones laborales o la validación de CFDI de nómina sirven para prevenir riesgos que lleguen a afectar las finanzas de tu empresa.

El cálculo de la nómina es un elemento importantísimo de las finanzas de una empresa e invariablemente debe cumplir con los requerimientos de las leyes que inciden en él. Es por ello, que las empresas deben cuidar todos los puntos críticos del procesamiento de nómina para tener la seguridad de que no acumulan riesgos de incumplimiento. 

En este artículo te explicamos los puntos críticos que deberás tomar en cuenta para prevenir alguno de los riesgos fiscales realizando una correcta administración de nómina que blinde las finanzas de tu empresa.

  1. Análisis de las prestaciones laborales

Lo primero que deberás analizar es el tratamiento fiscal a las prestaciones que paga la empresa a sus empleados, es decir, clasificar ingresos y considerar los topes fiscales que marca la Ley Impuesto Sobre la Renta (LISR). También se deben identificar todas las percepciones que forman parte del Salario Base de Cotización para determinar  correctamente las cuotas obrero-patronales. Por otra parte, es importante tener en cuenta las reglas de la legislación laboral que señala la Ley Federal del Trabajo (LFT) en cuanto a la forma en que se deben pagar los eventos permanentes y extraordinarios por las actividades desarrolladas por los colaboradores de la empresa.

  1. Hacer un correcto cálculo del Impuesto Sobre la Nómina (ISN)

El ISN también conocido como impuesto sobre erogaciones es un impuesto estatal y como tal depende de la ubicación de registro de los establecimientos de la empresa para ser calculado. El tratamiento es diferente y completamente determinado por la legislación local tanto en el monto como en el procedimiento de pago.

  1. Validar tus CFDI de nómina

Un gran porcentaje de empresas tiene errores en los datos del CFDI de nómina de sus empleados lo que pone en riesgo la deducibilidad de la nómina y es necesario hacer un diagnóstico a profundidad para resolverlo y evitar sanciones. 

También, se debe asegurar la generación de los CFDI de nómina por conceptos que representan una percepción para el empleado de acuerdo a la LISR como son las primas de seguro de vida y gastos médicos de cualquier tipo, así como, las cantidades entregadas al empleado por concepto de anticipos de nómina y viáticos. 

  1. Tener un sistema de información para nómina

Seleccionar un sistema de nómina es esencial ya que permite obtener la información crítica, a través de reportes e interfaces para agilizar la toma de decisiones. Se debe buscar un sistema que permita configurar las percepciones, deducciones y provisiones que genera una nómina de acuerdo a las reglas fiscales vigentes, asentarlas contablemente de acuerdo a las reglas del SAT e IMSS y al mismo tiempo clasificarlas financieramente.

Adicionalmente, el sistema de nómina deberá cumplir con la guía de llenado del CFDI de nómina, que se convierte en el documento fiscal que permite la deducibilidad de la nómina a las empresas. Por otro lado, es importante considerar que el sistema de nómina te permita generar el subsidio al salario mensualmente o por periodo, así como, el ajuste anual en los últimos 3 periodos del año.

  1. Integración de un ERP con RRHH

Si el sistema de nómina está integrado a un ERP de RRHH se convierte en una herramienta que le permitirá a tu empresa o negocio tener la administración del personal de acuerdo a sus propias políticas y tener la posibilidad de crear estructuras organizacionales que generen la información crítica que se requiere para hacer un análisis financiero completo y potencializar su utilidad al integrar módulos adicionales como Kiosco, Tiempo y Asistencia, Capacitación, Comedores, Bolsa de Trabajo, Reclutamiento, Evaluación, etc.

Considerando los puntos anteriores, estamos seguros que tendrás la tranquilidad de estar elaborando y cumpliendo correctamente con el procesamiento de tu nómina y con ello evitar riesgos que puedan convertirse en altos costos.

Contáctanos