¿Cómo registro la ayuda de pago de luz e internet para los trabajadores en teletrabajo/home office?

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Con la reforma a la ley federal del trabajo publicada el pasado 11 de enero, será importante tener presente cómo se aplicarán o registrarán en la nómina las ayudas señaladas como obligaciones de los patrones, sobre todo las ayudas por energía eléctrica y servicios de telecomunicación.

 

Derivado de la reforma a la modalidad del teletrabajo, mismo que está identificado ahora en el artículo 311, y a la adición del capítulo XII Bis de la Ley Federal de Trabajo, los patrones y el colaborador que opten por esta modalidad de home office tendrán diferentes obligaciones y derechos, mismos que exponemos en esta nota.

Dentro de las obligaciones de los patrones para tener una buena gestión de empleados, la primera y más importante de ellas, será dejar una constancia por escrito mediante un contrato o adenda al contrato vigente, donde se señale e identifique la nueva condición de trabajo, el cual deberá ser firmado por ambas partes.

Los patrones también deberán proporcionar al empleado que estén bajo la modalidad de home office: los insumos y equipos necesarios para el desarrollo de su actividad como: equipo de cómputo, sillas ergonómicas, impresoras, entre otros; así como implementar los mecanismos necesarios para preservar la seguridad e integridad de la información y datos utilizados por los trabajadores bajo dicha modalidad.

Respetar el derecho de desconexión de los trabajadores después de jornada de trabajo será un punto en el que los patrones deberán también poner atención.

Otro de los puntos relevantes, y el que más comentarios ha generado en los medios de difusión laboral, es sin duda el apoyo o ayuda por los servicios de telecomunicación y la parte proporcional de la energía eléctrica, contemplados en la fracción III del artículo 330-E de la LFT para los trabajadores que realizan sus labores en la modalidad teletrabajo o home office en México.

Si bien es cierto que las leyes laborales hablan de esta ayuda, no identifican y no tienen la facultad de fijar un monto o importe por cada ayuda o por el conjunto de estas de manera explícita, es decir, lo menciona como una obligación pero carece de una explicación sobre las reglas de cómo se debe entregar o con qué frecuencia, mucho menos establece un rango o un tope máximo monetario.

En este tema, se espera que próximamente la autoridad fiscal publique las reglas de deducibilidad que permitan llevar un tratamiento correcto de esta obligación, como: topes máximos y exenciones, tipos de comprobante e incluso la clave para el catálogo de nómina.

Sin embargo, aún en este escenario y con la poca claridad que existe, esta obligación se debe tomar en cuenta en nuestras operaciones mensuales e incorporarla de la manera más adecuada a la contabilidad. Una opción es dejarlo asentado mediante un contrato o un adendum al contrato existente con el empleado. También, se debe considerar que el importe que se otorgue deberá ser sujeto a la retención de Impuesto Sobre la Renta, integrarse al Salario Base de Cotización para el pago de las cuotas IMSS y finalmente, formar parte de la base para el pago del Impuesto Sobre Nómina Estatal. Por otro lado, se debe dejar evidencia del pago de estos importes por separado en la nómina, ya que el cumplimiento de las leyes laborales será sujeta de revisión.

Se deben tener en cuenta todos estos elementos para prevenir posibles interpretaciones erróneas y blindar nuestras operaciones con los instrumentos y limitaciones con los que contamos hasta este momento. Prevenir y revisar estos rubros ahora, evitará que en un futuro la autoridad nos requiera un pago de contribuciones omitidas, derivado de la integración de este apoyo que surgió para equilibrar los efectos que la pandemia ha dejado en las operaciones de las empresas.  

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